نیازسنجی فرایندی است سامان‌مند برای مشخص کردن هدف‌ها، شناسایی شکاف میان وضع موجود و هدف‌ها، و سرانجام تعیین اولویت‌ها برای عمل و پیاده‌سازی راه‌حل‌هاست.
همچنین آن را فرایند گردآوری و واکاوی اطلاعاتی تعریف کرده‌اند که به شناسایی نیازهای افراد، گروه‌ها، نهادها، جامعه محلی یا جامعه منتج می‌شود. به سخن ساده‌تر، نیازسنجی فرایند شناسایی نیازهای مهم و فراهم‌آوری راه‌های رفع آن نیازهاست.
در ابتدای طرح، باید مطالعات جامعی بر روی مبحث سیستم های حفاظتی ، ایمنی و امنیتی ، اجزا، استانداردها و فناوری های روز دنیا صورت پذیرد تا دامنه موضوع و ابعاد به خوبی روشن گردد.
جمع آوری اطلاعات شرکت های موجود : در این مرحله باید سعی گردد اطلاعات شرکت ها و محصولات موجود و در دسترس تاحد امکان از طریق اینترنت ، مجلات ، تبلیغات و سایر اطلاعات موجود جمع آوری گردد.
تهیه RFP : در ادامه بر اساس نیازمندیهای مدیریت و سایر کاربران سیستم و نیز اطلاعات استخراج شده از مرحله بررسی تئوری سیستم ، یکRFP تهیه گردد و به شرکت های معتبر ارسال گردد .
دریافت اطلاعات محصولات در دسترس : بر اساس اطلاعات فنی و اقتصادی دریافت شده از شرکت ها و مطالعه دقیق مستندات مذکور، نکات ابهام آن ها نیز از طریق ارتباط مداوم با شرکت ها برطرف گردد.
تست عملی سیستم ها در مکان های واقعی با نظارت کاربران نهایی : به این دلیل که کاربر نهایی سیستم باید در مرحله انتخاب ، توانمندی سیستم ها را از نزدیک لمس نماید ، مارک های مختلفی از سیستم ها با ویژگی های گوناگون در محل های مختلف مورد نظر در شرایط شبیه سازی شده واقعی و با حضور کارشناسان حراست و کاربران نهایی مورد تست و بررسی قرار گیرد .
