در اصول مديريت پروژه نخستين مرحله و گام براي آغاز يک پروژه در سازمان، شامل فرآيندي کارشناسي براي بررسي وضع موجود سيستم ها و امکانات فعلي، بازنگري در ساختار سازمان بر اساس تحولات دروني و بيروني، بررسي جايگاه سازمان در بازار و موقعيت آن در برابر رقيبان، پيش بيني نيازهاي کوتاه مدت و بلند مدت و بررسي تعريف سرويس هاي جديدي و قابليت انطباق يا ارتقاء سرويس هاي قبلي به وسيله آنهاست.
در کل مديريت پروژه فناوري اطلاعات يا به دنبال ايجاد يک سيستم جديد بر اساس شرايط به وجود آمده و کارکردهاي مورد نياز سازمان است و يا در صدد بهينه سازي و ارتقاء سيستم هاي موجود براي تطبيق دادن روشها و سيستم هاي قبلي با نيازهاي فعلي براي رسيدن به وضع مطلوب است.
در هر دو رويکرد براي رسيدن به حداکثر بهره وري، بايد مکانيسم ها و محدوديت هاي مختلفي همچون منابع انساني، ابزارها، زمان، سرمايه، کيفيت و… را مورد توجه قرار دهيم.
براي رسيدن به تمامي اين اهداف و پاسخ به سوال هاي متعددي که پيش از آغاز هر پروژه در ذهن مديران و مجريان پروژه نقش مي بندد و براي جلوگيري از سوء تفاهم ها و برداشت هاي دوگانه و چند گانه از يک موضوع واحد و دست يابي به يک خط سير مشخص و علمي براي پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهيه يک سند مطالعاتي و اطلاعاتي به نام RFP نمايد.
RFP يا درخواست طرح پيشنهادي خلاصه اي از عبارت سه کلمه اي Request for Proposal مي باشد.
اگر تا کنون در پروژه هاي مختلف فعاليت کرده باشيد يا در جلسات مقدماتي يک مناقصه حضور پيدا کرده ايد حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده شايد هم در آگهي هاي مناقصه يا در روزنامه ها و مجلات اين عبارت را شنيده باشيد.
RFP ابزاري استاندارد براي خريداري خدمات است که به صورت رسمي توسط سازمان تهيه مي شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه مي شود تا سازمان پيشنهاد ها و راه حل هاي مختلفي را براي يک موضوع واحد در اختيار داشته باشد و با دقت بيشتري به بررسي ان بپردازد.
پس از پايان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشي از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گيرد.
زماني که يک شرکت قصد دارد يک پروژه داخلي انجام دهد يا پروژه اي را به منابع بيروني سازمان ارجاع دهد به پيمانکار نياز پيدا مي کند، شرکت براي برگزاري مناقصه و جمع آوري پيشنهادات پيمانکاران مختلف بايد درخواست طرح پيشنهادي خود را تهيه کند.
RFP به شرکت ها کمک مي کند به تشريح جزييات مورد نظر و نياز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از اين طريق بتوانند بهترين پيمانکار را شناسايي نمايند.
در واقع تهيه RFP روش رسمي تشريح اسناد يک پروژه مي باشد که به شرکت هاي پيمانکار کمک مي کند چگونه طرح خود را تهيه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدينوسيله آنها را از روش بررسي طرح ها با خبر مي سازد.
با تهيه راهنماهاي لازم کار شرکت ها براي مقايسه پيشنهادات بسيار ساده مي شود چراکه چهارچوب کلي در دفترچه هاي راهنماي مناقصه منتشر و به صورت يکسان در اختيار تمامي متقاضيان مناقصه قرار ميگيرد.
هيچگونه استاندارد مشخصي براي تهيهRFP وجود ندارد اما نهاد هاي دولتي معمولاً چهارچوب هايي را براي هدايت کردن مسير طرح هاي پيشنهادي اعمال مي کنند.
شرکت هاي پيمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پيشنهادي خود به تشريح توانايي هاي خود براي تامين نياز ها و درخواست هاي لحاظ شده و تعيين شده براي چهارچوب پروژه مي کنند.
هنگام نوشتن طرح پيشنهادي شرکت متقاضي شرکت در مناقصه بايد با دقت تمام از راهنمايي ها و چهارچوب تعيين شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسير اصلي پروژه اجتناب کند.
با توجه به تغييرات مداوم و حرکت رو به جلو دانش فناوري اطلاعات و ظهور پديده ها و امکانات جديد قابل استفاده در بخش هاي مختلف سازمان ها، مديران بايد از توانمندي لازم براي شناسايي تحولات جديد و نحوه استفاده از آنها در جهت افزايش راندمان کاري سازمان آگاه باشند.
همانطور که اشاره شد فناوري اطلاعات يک دانش فرارشته اي است و به همين خاطر مديران با هر تخصصي و در هر سازماني به هنگام پياده سازي و بهينه سازي فناوري اطلاعات نيازمند آگاهي پايه اي و دانش تخصصي نسبت به تحولات روز دنياي IT هستند.
جنبه ترکيبي فناوري اطلاعات با ساير علوم همچون تبليغات، بازاريابي، مديريت و… باعث مي شود تا براي انطباق و پياده سازي هر چه بهتر فناوري اطلاعات در يک بخش تخصصي مثل واحد بازاريابي يا آموزش يک سازمان نيازمند مطالعه، برنامه ريزي، و اجراي پروژه هاي کوتاه مدت و بلند مدت باشيم.
بنابراين مديران علاوه بر توانايي سطح بالاي علمي و اجرايي در زمينه دانش تخصصي مرتبط با بخش يا
سازمان خود و اطلاعات مناسب در زمينه فناوري اطلاعات بايد از قدرت و توانايي مناسبي براي برنامه
ريزي و مديريت فرايند پياده سازي و توسعه فناوري اطلاعات برخوردار باشند
با اين ديدگاه مديران دقيقا مي دانند که چه چيزي را در چه مکاني، در چه زماني و با چه کاربردي مي خواهند و از اين طريق در سرمايه و وقت سازمان صرفه جويي خواهند کرد. براي دستيابي به ديدي کلي، روشن و با منطق آينده نگر لازم است تا تعريف درستي از نيازهاي سازمان و برنامه هاي آتي آن صورت بگيرد و سپس با مکتوب کردن آنها به سازمان ها و شرکت هاي مختلف ارائه دهنده سرويس ها امکان دهيم تا پيشنهاد هاي خود را بر اساس نيازهاي سازمان تهيه و در اختيار ما قرار دهند.
در واقع اين فرايند راهي است براي سفارشي سازي پيشنهاد هاي ارائه شده براي يک پروژه خاص که از سوي افراد حقيقي و حقوقي مختلف صورت مي گيرد. با اين کار از تشتت فکري خدمات دهندگان و برداشت هاي اشتباه از امکانات و نيازهاي سازمان جلوگيري مي شود/
[…] RFP : در ادامه بر اساس نیازمندیهای مدیریت و سایر کاربران […]